Conditions générales d'utilisation et de vente

Objet

Les présentes conditions générales d'utilisation et de vente (CGU/CGV) régissent l'accès et l'usage du service Candidia par toute organisation cliente, en essai gratuit ou ayant souscrit un abonnement, ainsi que par ses utilisateurs. Candidia est un service édité par Robin Doise, entrepreneur individuel sous le régime de la micro-entreprise — voir les mentions légales pour les coordonnées de l'éditeur.

Nature du service et limites de l'intelligence artificielle

Candidia est une aide à la préparation et à l'évaluation des entretiens, destinée à des recruteurs humains. Le service ne produit aucune décision d'embauche, ne classe pas les candidats entre eux et n'évalue ni leur comportement ni leur personnalité. Les questions générées, les résumés et le préremplissage de grille sont des propositions : elles doivent être relues, corrigées et validées par un recruteur, seul responsable de la note attribuée et de la décision prise.

Ce principe n'est jamais assoupli, y compris dans le discours commercial : l'intelligence artificielle transcrit, résume, suggère et signale des subtilités, mais ne décide jamais. Aucune note ou décision finale de recrutement n'est attribuée automatiquement par le service sans validation humaine explicite. Le service est conçu pour ne pas prendre de décision de recrutement ; il ne préjuge pas de sa qualification au regard du règlement européen sur l'intelligence artificielle.

Offres et abonnement

Candidia est proposé par abonnement mensuel, avec reconduction tacite (voir « Durée, reconduction tacite et résiliation »), sur l'une des offres suivantes :

Les volumes d'utilisateurs (membres actifs et invitations en attente) et d'entretiens (par cycle de facturation) indiqués ci-dessus sont des plafonds appliqués techniquement : une fois atteint, une nouvelle invitation ou un nouvel entretien est refusé jusqu'au cycle suivant ou jusqu'à la prise en compte d'un changement d'offre. L'offre Scale n'a de plafond ni sur les utilisateurs ni sur les entretiens. Les prix sont exprimés hors TVA, celle-ci n'étant pas applicable au titre de l'article 293 B du Code général des impôts.

Un essai gratuit de 14 jours est proposé à l'inscription, à compter de la confirmation de l'adresse e-mail. Un seul essai est ouvert par organisation, identifiée par le domaine de son adresse professionnelle ou, pour une messagerie grand public, par l'adresse ; les adresses jetables ne sont pas acceptées. Les membres invités par une organisation ne sont pas concernés. À l'expiration de cet essai, si aucun abonnement actif n'a été souscrit, l'accès en écriture à l'organisation est suspendu ; la consultation et l'export des données déjà saisies restent possibles pendant 30 jours après la fin de l'essai ; passé ce délai, les comptes des utilisateurs sont anonymisés.

Souscription et paiement

Les paiements sont traités par Stripe Payments Europe. Le formulaire de carte est hébergé par Stripe : l'éditeur ne voit ni ne conserve aucune donnée bancaire. L'abonnement n'est activé qu'après confirmation du paiement par Stripe, jamais au simple retour du client sur le site.

La gestion de l'abonnement (changement de plan, résiliation, consultation des factures) est entièrement déléguée au portail client Stripe, accessible depuis l'espace client. En cas d'incident de paiement, aucune coupure immédiate d'accès aux fonctionnalités n'est appliquée à ce jour.

Le prix est payable d'avance, à chaque échéance, par prélèvement automatique sur le moyen de paiement enregistré. Tout retard de paiement entraîne de plein droit, dès le lendemain de la date d'échéance, des pénalités au taux de refinancement le plus récent de la Banque centrale européenne majoré de 10 points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros (article L441-10 du Code de commerce).

En cas d'échec d'un paiement, Candidia en informe les administrateurs de l'organisation par e-mail.

Durée, reconduction tacite et résiliation

L'abonnement est conclu pour une durée d'un mois à compter de son activation. Il est reconduit tacitement, pour des périodes successives d'un mois, à chaque échéance, au tarif de l'offre en cours, déduction faite de la remise de fidélité acquise (voir « Remise de fidélité »), jusqu'à sa résiliation. Le paiement est prélevé automatiquement par Stripe sur le moyen de paiement enregistré à chaque échéance.

La résiliation est aussi simple que la souscription : l'Admin de l'organisation résilie à tout moment, en ligne, depuis Paramètres, via « Gérer la facturation » (portail client Stripe), sans préavis, sans frais et sans justificatif. Elle prend effet à la fin de la période déjà payée : l'organisation conserve son accès, en écriture comme en lecture, jusqu'à cette date, et aucun nouveau prélèvement n'est effectué ensuite.

Toute période commencée est due. Aucun remboursement, total ou au prorata, n'est effectué pour la période en cours au moment de la résiliation, sauf obligation légale ou geste commercial de l'éditeur.

Après la fin de la période payée, l'organisation ne peut plus écrire dans Candidia ; l'Admin peut encore exporter les grilles et les dossiers d'entretien depuis Paramètres. Les comptes des utilisateurs sont anonymisés 30 jours après la fin de l'abonnement ; voir « Conservation des données après résiliation ».

Modification des conditions

L'éditeur peut modifier les présentes conditions. Toute modification est notifiée par écrit aux administrateurs de l'organisation cliente, au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

Une modification n'a aucun effet rétroactif : elle ne s'applique qu'à partir de la première échéance mensuelle qui suit la fin du préavis. L'organisation cliente qui ne l'accepte pas peut résilier à tout moment, sans frais, comme indiqué dans « Durée, reconduction tacite et résiliation » ; celle qui résilie avant cette échéance conserve les conditions en vigueur jusqu'à la fin de la période déjà payée.

Par exception, la modification du barème de la remise de fidélité, ou la fin de la remise pour les nouvelles souscriptions, ne s'applique qu'aux abonnements souscrits après la publication de la mise à jour des présentes conditions, sans notification préalable de trente jours ; les abonnements en cours conservent le barème et les règles de la remise en vigueur à leur souscription, jusqu'à la fin effective de l'abonnement.

Remise de fidélité

Remise de fidélité sur le prix de base : -5 % après 6 mois, -10 % après 12 mois, -15 % après 24 mois d'abonnement, pour les offres Starter, Pro et Scale. Le prix de base est le prix mensuel de l'offre indiqué dans « Offres et abonnement ». La remise est un pourcentage de ce prix, jamais cumulée avec une autre remise de fidélité ; elle ne peut pas dépasser 15 %. Elle s'applique à compter de la facture qui suit la fin du mois d'abonnement indiqué et ne s'applique pas rétroactivement.

Un mois d'abonnement correspond à une facture mensuelle payée de l'abonnement en cours ; l'essai gratuit n'en compte pas. Un mois dont la facture n'est pas payée n'est pas compté.

La remise est perdue à la résiliation effective de l'abonnement ; un nouvel abonnement repart sans remise, sans reprise d'ancienneté. Une résiliation programmée conserve le palier jusqu'à la fin effective de la période payée : l'organisation qui revient sur sa résiliation avant cette date ne perd rien.

La remise prend fin avec l'abonnement, quelle qu'en soit la cause.

La remise est conservée en cas de changement d'offre. Elle s'applique alors en pourcentage sur le prix de base de la nouvelle offre.

La remise ne crée aucun engagement de durée : l'abonnement reste mensuel et résiliable à tout moment. L'offre Candidia s'adresse à des professionnels : il n'existe donc, pour ces clients, aucun droit de rétractation de consommateur du fait de la remise ni de sa perte (voir « Durée, responsabilité et droit applicable »).

La remise apparaît sur la facture, sous le nom « Fidélité 6 mois », « Fidélité 12 mois » ou « Fidélité 24 mois ». L'éditeur peut modifier le barème pour les abonnements souscrits après la modification, sans effet sur les paliers déjà acquis, après en avoir informé les clients par une mise à jour de ces conditions ; l'éditeur peut aussi y mettre fin pour les nouvelles souscriptions. Les abonnements en cours conservent le barème et les règles de la remise en vigueur à leur souscription.

Connexion unique (SSO)

La connexion unique est incluse dans toutes les offres. L'administrateur de l'organisation qui l'active déclare agir au nom de l'organisation et s'engage, par une case cochée dont la date, l'auteur et la version du texte sont conservés comme preuve : à ce que l'authentification multifacteur soit imposée dans le fournisseur d'identité de l'organisation à tous les comptes qui accèdent à Candidia, et à désactiver dans ce fournisseur les comptes des personnes qui quittent l'organisation. Il désigne en outre un administrateur de secours lorsqu'il rend la connexion unique obligatoire. Les comptes connectés par ce moyen sont dispensés du code de double authentification de Candidia.

Le fournisseur d'identité est choisi, configuré et contrôlé par l'organisation : l'éditeur n'en est pas responsable. L'organisation répond des accès obtenus par la compromission ou la mauvaise configuration de son fournisseur d'identité, y compris la création de comptes à la première connexion dans la limite d'utilisateurs de son offre. Une session ouverte par connexion unique dure 10 heures par défaut, 12 heures au plus.

Données personnelles

Pour les données d'entretien, votre organisation est responsable du traitement et Candidia agit comme sous-traitant au sens du RGPD. Pour les données de votre compte (identité, e-mail, facturation), l'éditeur est responsable du traitement. Le contrat de sous-traitance est consultable en ligne, accepté à la création de l'espace avec les présentes conditions, et remis sur demande à [email protected]. Un dossier d'aide à l'analyse d'impact (AIPD) est remis sur demande à [email protected].

Candidia fait elle-même appel à Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, contractant des clients de l'Espace économique européen d'après les conditions commerciales en vigueur depuis le 17 juin 2025, avec transfert vers Anthropic, PBC aux États-Unis) comme sous-traitant ultérieur pour la génération assistée par IA (suggestion de grille, génération de questions puis vérification des bonnes réponses des questions à choix multiples générées, proposition de résumé d'une phase, proposition de questions à poser pendant une phase d'entretien, préparation de la grille finale, suggestion de qualité d'une réponse de code lors d'un quiz technique). Ce traitement est encadré par le Data Processing Addendum d'Anthropic, incorporé par référence à ses conditions commerciales, qui prévoit, dans la mesure requise par la réglementation applicable, des clauses contractuelles types (SCC) pour les transferts hors Union européenne. Les données transmises à ce sous-traitant sont le titre et la description du poste, les critères de la grille (libellés, descriptions et poids), le résumé d'une phase de l'entretien, les notes saisies par le recruteur pour la phase, le texte transcrit des entretiens, le nom des phases, les résumés et notes des phases précédentes déjà fermées (pour proposer des questions d'entretien), les réponses du candidat aux questions à choix multiples d'un quiz technique (énoncé, options, réponse choisie et justesse) et le résultat agrégé de la correction de son code (statut et nombre de cas de test réussis), et le code soumis par le candidat lors d'un quiz technique (avec l'énoncé de la question, le langage, le code de départ et les points attendus ; si la correction est terminée, l'entrée standard et la sortie attendue de chaque cas de test, y compris ceux non montrés au candidat, et son statut réussi ou échoué, jamais la sortie produite par le code du candidat). Le CV, la lettre de motivation et les enregistrements du candidat ne lui sont jamais transmis, ni ses nom, prénom et e-mail en tant que tels. Dans les textes qui lui sont transmis (transcriptions, notes, résumés, réponses au quiz), son nom et son prénom, ainsi que les adresses e-mail et numéros de téléphone repérés, sont remplacés avant l'envoi ; d'autres éléments permettant de l'identifier peuvent subsister. Il peut s'agir, par exemple, d'un employeur, d'une ville, d'un nom mal orthographié ou de propos sur des tiers ; le texte transcrit comme les notes saisies par le recruteur pour la phase peuvent contenir tout ce qui y a été dit ou écrit. Selon les conditions d'Anthropic, ces données ne sont pas utilisées par défaut pour entraîner ses modèles et sont supprimées de ses systèmes dans un délai annoncé de 30 jours, sous réserve d'exceptions prévues par ces conditions (par exemple contenus signalés comme contraires à sa politique d'usage, obligation légale).

Le détail des durées de conservation et des droits des personnes concernées figure dans la politique de confidentialité.

Conservation des données après résiliation

À la résiliation d'un abonnement, les utilisateurs de l'organisation sont anonymisés (jamais supprimés) 30 jours après la fin de l'abonnement. Le dossier d'un candidat (entretiens, grilles, quiz) est conservé 2 ans après la décision, qu'il ait été retenu ou non, ou, en l'absence de décision, 2 ans après le dernier contact — dans le cas d'un candidat retenu, il appartient à l'organisation cliente d'exporter les données qu'elle souhaite conserver vers son propre système de gestion du personnel avant ce délai, Candidia n'étant pas un logiciel de gestion des ressources humaines. Les documents déposés (audio, vidéo, transcription) sont supprimés 6 mois à partir de la date de réalisation de la phase d'entretien indiquée par le recruteur, à défaut de la date de fermeture de la phase, à défaut de la date de dépôt du document. Un candidat créé sans qu'aucun entretien n'ait jamais été ouvert est supprimé automatiquement, avec son CV et sa lettre de motivation, 6 mois après sa création. Un candidat dont tous les entretiens ont été supprimés est supprimé automatiquement, avec son CV et sa lettre de motivation, 6 mois après la suppression de son dernier entretien. L'organisation cliente est anonymisée (son nom est remplacé) 10 ans après la fin de la relation contractuelle, comptée à partir du 31 décembre de l'année concernée ; à ce moment, l'accueil configuré pour les candidats retenus (référent, messages) est effacé et les invitations restantes sont supprimées. L'abonnement et les pièces comptables (livre de recettes) sont conservés, sans le nom de l'organisation, conformément à l'obligation de conservation des pièces comptables, puis anonymisés en même temps que l'organisation : leurs identifiants techniques de paiement attribués par Stripe sont alors effacés ; seuls restent les montants, les dates, le statut et la nature des opérations. Les invitations expirées sont supprimées 30 jours après leur expiration.

Durée, responsabilité et droit applicable

Candidia met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la fiabilité du service, sans garantie de résultat ; sa responsabilité ne saurait être engagée au-delà des sommes versées par le client au titre de l'abonnement au cours des douze derniers mois. L'offre Candidia s'adresse à des professionnels, qui souscrivent l'abonnement pour les besoins de leur activité : il n'existe donc pas, pour ces clients, de droit de rétractation de consommateur. Les présentes conditions sont soumises au droit français ; tout litige relève, à défaut de résolution amiable, de la compétence des tribunaux français.