Politique de confidentialité

Responsable de traitement

Chaque organisation cliente de Candidia est responsable du traitement des données de ses candidats. Candidia agit en tant que sous-traitant de cette organisation, au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Robin Doise, entrepreneur individuel (nom commercial Candidia), dont l'adresse figure dans les mentions légales, [email protected], est en revanche responsable de traitement pour les données des comptes de ses utilisateurs, la facturation, le support, les journaux techniques, les e-mails de service et le suivi des demandes d'exercice de droits qu'il reçoit.

Données collectées et finalités

Candidia traite les données nécessaires au suivi d'un recrutement technique : informations sur les postes ouverts, données des candidats (identité, coordonnées, contenu du dossier d'entretien), grilles d'évaluation, résumés d'entretien et réponses aux quiz techniques. Ces données servent exclusivement à l'organisation cliente pour évaluer et suivre ses candidatures.

Pendant un quiz technique, le serveur de Candidia enregistre, pour chaque candidat et chaque quiz, l'heure à laquelle le candidat commence le quiz, l'échéance du quiz, un indicateur « temps écoulé » pour chaque question dont la limite de temps est atteinte et le motif de clôture du quiz (quiz soumis par le candidat, ou clos et envoyé automatiquement à son échéance). Il enregistre aussi, pendant le quiz, l'heure d'affichage et l'heure de validation de chaque question ; ces deux heures sont supprimées dès la fin du quiz. Ces informations servent uniquement à faire respecter les règles annoncées au candidat avant le début du quiz (temps limité, absence de retour en arrière, envoi automatique à l'échéance) et à informer le recruteur. Elles n'ont aucun effet sur le score, ne donnent lieu à aucune décision automatisée (le recruteur les lit et décide seul) et ne sont jamais transmises à l'intelligence artificielle. Candidia ne surveille pas l'ordinateur du candidat : ni capture d'écran, ni webcam, ni détection d'un changement d'onglet. L'heure de début, l'échéance, l'indicateur et le motif de clôture sont conservés avec le dossier du candidat, selon les durées indiquées plus bas ; ils sont inclus dans l'archive remise à la personne qui exerce son droit d'accès.

Le texte transcrit d'un entretien n'est jamais stocké en base : seul un chemin vers le fichier source est conservé.

Base légale

Le traitement repose sur l'intérêt légitime du recruteur à évaluer une candidature, la décision finale de recrutement restant toujours humaine — l'intelligence artificielle assiste, suggère et signale, elle n'attribue jamais seule une note ou une décision définitive.

Pour les traitements dont Candidia est elle-même responsable (voir « Responsable de traitement »), les bases légales sont les suivantes :

• compte, connexion et e-mails liés au compte ou à l'abonnement : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) ;
• invitation d'un membre d'une organisation : intérêt légitime (article 6.1.f) ;
• prévention de l'ouverture de plusieurs essais gratuits par une même organisation : intérêt légitime de prévention de la fraude (article 6.1.f) ;
• paiement : exécution du contrat (article 6.1.b) ;
• pièces comptables : obligation légale (article 6.1.c) ;
• preuve des conditions générales présentées et acceptées lors de la souscription : intérêt légitime de Candidia à établir ses droits (article 6.1.f) ;
• preuve de l'acceptation des documents contractuels et de la remise des documents d'information à la création de l'espace : intérêt légitime de Candidia à établir ses droits (article 6.1.f) ; vous pouvez vous y opposer en écrivant à [email protected] ; Candidia peut conserver cette preuve si elle est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de ses droits en justice ;
• suivi des demandes d'exercice de droits que nous recevons (date de réception, de transmission et de clôture, identité et coordonnées du demandeur) : intérêt légitime de Candidia à prouver qu'elle les a transmises (article 6.1.f) ; vous pouvez vous y opposer à tout moment (article 21 du RGPD) en écrivant à [email protected] ;
• accusé de réception adressé au demandeur d'une demande d'exercice de droits : intérêt légitime de Candidia à l'informer que sa demande a bien été reçue (article 6.1.f) ; vous pouvez vous y opposer à tout moment (article 21 du RGPD) en écrivant à [email protected] ;
• journaux techniques, journal d'activité et support : intérêt légitime de sécurité et de bon fonctionnement du service (article 6.1.f).

Accueil des candidats retenus

Lorsqu'une organisation cliente retient un candidat, un de ses recruteurs peut lui envoyer, par e-mail, un lien vers une page d'accueil en lecture seule (message de bienvenue, informations sur le poste, date de démarrage, personne référente, éléments à préparer). Cet envoi utilise l'adresse e-mail et le prénom du candidat, transmis à notre prestataire d'envoi Brevo (hébergé dans l'Union européenne). La page ne demande aucun document ni aucune information au candidat et n'est pas indexée par les moteurs de recherche.

Le lien reste valable jusqu'au trentième jour suivant la date de démarrage indiquée (ou jusqu'au soixantième jour suivant l'envoi en l'absence de date), puis il est supprimé ; il l'est aussi dès que l'organisation retire sa décision ou le lien. Le nom, le rôle et, le cas échéant, l'adresse e-mail professionnelle de la personne référente sont saisis par l'organisation cliente, qui en est responsable. Les liens de cet e-mail passent par le suivi de clic décrit dans la section « E-mails et suivi des clics ».

E-mails d'accompagnement de l'essai gratuit

Pendant l'essai gratuit de 14 jours, Candidia envoie au plus trois e-mails aux administrateurs de l'espace : le lendemain de l'inscription (premiers pas), au septième jour si aucune grille ni aucun quiz n'a encore été créé, et deux jours avant la fin de l'essai. Ces messages reposent sur l'intérêt légitime de Candidia à accompagner l'utilisation d'un service que vous avez ouvert ; ce n'est pas de la prospection. Ils ne sont plus envoyés dès la souscription d'un abonnement ni après la fin de l'essai. Chaque e-mail contient un lien pour ne plus les recevoir ; ce choix est personnel et n'affecte pas les e-mails liés au fonctionnement du compte (sécurité, invitations, facturation). Données utilisées : adresse e-mail et prénom de l'administrateur, transmis à notre prestataire d'envoi Brevo (hébergé dans l'Union européenne).

Confirmation de l'adresse e-mail et essai gratuit unique

Pour ouvrir un espace d'essai gratuit, Candidia envoie un e-mail de confirmation à l'adresse saisie ; l'espace et le compte ne sont créés qu'au clic sur le lien de cet e-mail, qui est à usage unique et valable 24 heures. Tant que l'adresse n'est pas confirmée, Candidia conserve la demande : adresse e-mail, nom, prénom, nom de l'organisation et mot de passe haché (jamais en clair).

Pour qu'une même organisation n'ouvre pas plusieurs essais gratuits, Candidia conserve aussi, avec l'organisation, une empreinte calculée à partir du domaine de l'adresse professionnelle ou, pour une messagerie grand public, de l'adresse complète : ni le domaine ni l'adresse ne sont stockés en clair pour cet usage. Les adresses jetables sont refusées. Lorsqu'une adresse est déjà inscrite ou que son domaine a déjà ouvert un essai, la personne reçoit un e-mail neutre l'invitant à se connecter ou à demander une invitation à l'administrateur de son organisation. Les invitations ne sont pas concernées par cette règle. Ce traitement ne fait appel à aucune intelligence artificielle ; l'adresse est transmise à notre prestataire d'envoi Brevo (hébergé dans l'Union européenne).

Documents contractuels à la création de l'espace

En créant son espace, l'organisation accepte, en cochant une case, les conditions générales d'utilisation et de vente et le contrat de sous-traitance des données personnelles, au nom de l'organisation qu'elle représente et qu'elle déclare être habilitée à engager. Elle est aussi informée de la présente politique de confidentialité et de la note sur les questions d'entretien proposées par l'IA, qui ne demandent aucune acceptation. À la confirmation de l'adresse e-mail, Candidia envoie, sauf indisponibilité temporaire de l'envoi d'e-mails, un e-mail de bienvenue qui ne contient que les liens vers ces quatre documents. Ces adresses présentent la version en vigueur ; la version que l'organisation a acceptée lui est remise sur demande à [email protected].

Pour pouvoir démontrer cette acceptation et cette information, Candidia enregistre, pour chacun des quatre documents, sa version, sa nature (acceptée ou portée à la connaissance), l'identifiant de version du libellé de la case cochée, la date de l'acceptation ou de la prise de connaissance et la date d'envoi de l'e-mail de bienvenue. Elle n'enregistre pour cet usage ni adresse IP, ni navigateur, ni adresse e-mail, ni nom. Cette trace n'est enregistrée qu'à la confirmation de l'adresse e-mail ; elle est rattachée à l'organisation (et à l'administrateur qui a créé l'espace, dont le compte est anonymisé comme indiqué plus bas), conservée tant que la relation dure, puis jusqu'à l'anonymisation de l'organisation (10 ans après la fin de la relation, comme les pièces comptables), et incluse dans l'archive d'export de l'organisation.

Transferts hors UE

Trois sous-traitants peuvent impliquer un transfert de données hors de l'Union européenne : Anthropic, Stripe et Cloudflare, vers les États-Unis. Selon leurs conditions, ces transferts sont encadrés, dans la mesure requise par la réglementation applicable, par les clauses contractuelles types (SCC) et le Data Processing Addendum de chacun de ces prestataires (voir tableau ci-dessus). Brevo est hébergé dans l'Union européenne, mais certains de ses propres sous-traitants (Cloudflare, Zendesk, Brevo Inc.) sont situés aux États-Unis : ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types et le Data Privacy Framework prévus par son accord de traitement des données.

E-mails et suivi des clics

Les e-mails envoyés par Candidia via notre prestataire Brevo (invitations, réinitialisation de mot de passe, e-mails de l'inscription (confirmation de l'adresse, adresse déjà inscrite, bienvenue avec les documents contractuels), e-mails liés à l'abonnement (confirmation, échec de paiement, remise de fidélité), accueil d'un candidat retenu, e-mails d'accompagnement de l'essai gratuit, transmission d'une demande d'exercice de droits aux administrateurs de l'organisation) contiennent des liens de suivi. Lorsque vous cliquez sur l'un d'eux, vous transitez brièvement par un domaine de Brevo (r.mail.candidia.fr), qui enregistre le clic avant de vous rediriger vers Candidia. Brevo agit comme notre sous-traitant, héberge ces données dans l'Union européenne et les conserve 1 mois, avec les journaux d'envoi. Candidia n'exploite pas ces statistiques et ne les utilise à aucune fin de prospection. Ce traitement repose sur l'intérêt légitime de Candidia à assurer la délivrabilité et la sécurité de ses e-mails de service. Les liens qui donnent accès à votre compte (confirmation de l'adresse, réinitialisation, invitation, accueil) sont à usage unique et de durée limitée. Vous pouvez vous opposer à ce suivi en écrivant à [email protected].

Durées de conservation

Détail

• Dossier candidat (candidature, entretiens, y compris les questions d'entretien retenues par le recruteur, grilles, quiz) : 2 ans après la décision finale.
• Dossier d'un candidat dont l'entretien n'a pas donné lieu à une décision : 2 ans après le dernier contact, c'est-à-dire la dernière activité enregistrée dans le dossier (création de l'entretien, réalisation ou fermeture d'une phase, dépôt d'un fichier, quiz, retour d'un entretien décidé à « en cours »). Cette règle vaut aussi pour un candidat ayant plusieurs entretiens dont au moins un est resté sans décision.
• CV et lettre de motivation : supprimés avec le dossier candidat, 2 ans après la décision finale (pour un candidat ayant plusieurs entretiens, après la plus récente). En l'absence de décision, ils sont supprimés avec le dossier, 2 ans après le dernier contact ; l'organisation cliente peut supprimer le candidat et ses fichiers à tout moment, y compris en lecture seule, tant que les comptes de ses utilisateurs ne sont pas anonymisés.
• Candidat créé sans qu'aucun entretien n'ait jamais été ouvert : supprimé automatiquement 6 mois après sa création, avec son CV et sa lettre de motivation. Modifier la fiche ou y déposer un fichier ne prolonge pas ce délai.
• Candidat dont tous les entretiens ont été supprimés : supprimé automatiquement 6 mois après la suppression de son dernier entretien, avec son CV et sa lettre de motivation.
• Fichiers d'entretien (enregistrements, transcriptions) : 6 mois à partir de la date de réalisation de la phase d'entretien indiquée par le recruteur, à défaut de la date de fermeture de la phase, à défaut de la date de dépôt du document.
• Lien d'accueil d'un candidat retenu : jusqu'au trentième jour suivant la date de démarrage indiquée (ou jusqu'au soixantième jour suivant l'envoi en l'absence de date), puis supprimé ; supprimé aussi dès que l'organisation retire sa décision ou le lien.
• Lien de désinscription des e-mails d'essai : jusqu'au trentième jour suivant la fin de l'essai, puis supprimé ; le choix de ne plus recevoir ces e-mails est conservé avec le compte.
• Comptes des utilisateurs : actifs tant que l'organisation cliente l'est, puis anonymisés 30 jours après la fin de son abonnement (fin de la période payée après résiliation) ou 30 jours après la fin de l'essai gratuit sans souscription.
• Organisation cliente : anonymisée (son nom est remplacé) 10 ans après la fin de la relation, comptée à partir du 31 décembre de l'année concernée. À ce moment, la configuration d'accueil des candidats retenus (référent, messages) est effacée et les invitations restantes sont supprimées.
• Abonnement et pièces comptables (livre de recettes) : conservés, sans le nom de l'organisation, pour respecter l'obligation de conservation des pièces comptables. Jusque-là, ils gardent les identifiants techniques de paiement (client, abonnement, facture) attribués par Stripe : ces identifiants ne contiennent aucun nom et ne permettent pas, sans accès au compte Stripe de Candidia, d'identifier l'organisation, mais ils restent des identifiants pseudonymes, pas anonymes. Ils sont anonymisés en même temps que l'organisation (10 ans à compter du 31 décembre de l'année de la dernière pièce) : ces identifiants sont alors effacés. La version des conditions générales acceptée et la date de cette acceptation sont conservées 10 ans, comme les pièces comptables, avec l'abonnement ; elles ne sont plus des données personnelles une fois l'organisation anonymisée.
• Preuve de l'acceptation des documents contractuels à la création de l'espace (version et nature de chaque document, libellé de la case, dates d'acceptation et d'envoi de l'e-mail de bienvenue) : conservée tant que la relation dure, puis jusqu'à l'anonymisation de l'organisation (10 ans après la fin de la relation, comme les pièces comptables).
• Invitation à rejoindre une organisation : supprimée 30 jours après son expiration.
• Inscription non confirmée (adresse e-mail, nom, prénom, nom de l'organisation, mot de passe haché) : supprimée automatiquement dans les 8 jours suivant la demande.
• Empreinte d'essai (domaine ou adresse) : conservée 3 ans après la fin de l'essai ou de la relation, puis effacée.
• Demande d'exercice de droits d'un candidat transmise par Candidia (identité et coordonnées du demandeur, résumé de la demande, dates) : 3 ans après la clôture de son suivi (au plus tard 3 ans après sa réception si elle n'a pas été clôturée), ou à l'anonymisation de l'organisation. À la clôture, les coordonnées du demandeur, le résumé de la demande et la note de l'organisation sont effacés ; le type de droit, les dates, l'organisation et l'identité du demandeur sont conservés pour établir que la demande a été transmise.
• Journaux d'envoi et aperçus des e-mails chez Brevo (e-mails transactionnels, accueil d'un candidat retenu, e-mails de l'essai gratuit, transmission d'une demande d'exercice de droits aux administrateurs de l'organisation, accusé de réception adressé au demandeur d'une demande d'exercice de droits) : 1 mois.
• Sauvegardes (copie chiffrée de la base de données et des fichiers, faite chaque nuit) : 30 jours, puis suppression. Une donnée supprimée ou anonymisée de l'application disparaît donc des sauvegardes au plus tard 30 jours plus tard ; une sauvegarde ne sert qu'à la reprise après un incident, jamais à un autre usage.
• Journaux techniques de l'application (diagnostic des incidents) : 7 jours pour les messages d'information, 30 jours pour les avertissements et les erreurs, puis suppression.
• Groupes d'erreurs (regroupement des erreurs techniques identiques) : un groupe résolu est supprimé 90 jours après sa résolution et au plus tôt 30 jours après sa dernière occurrence ; un groupe non résolu est conservé tant qu'il reste ouvert.
• Journal d'activité (trace des actions menées dans l'espace) : 90 jours, puis suppression, sauf les traces d'export du livre de recettes (10 ans, comme la pièce comptable exportée) et la trace de la version des conditions générales présentée à l'ouverture du paiement (10 ans, pour pouvoir établir quelles conditions ont été présentées ; elle n'est pas affichée dans l'espace client).

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données. Toute demande s'exerce par le canal unique indiqué ci-dessous (section Contact) et reçoit une réponse dans un délai d'un mois (pour un candidat, de la part de l'organisation concernée, voir ci-dessous).

Si vous êtes utilisateur de Candidia (compte recruteur d'une organisation cliente), Candidia est responsable de traitement de votre compte : votre demande y est traitée directement. La fin de l'abonnement de votre organisation (fin de la période payée après résiliation) déclenche déjà l'anonymisation de votre compte 30 jours après (voir « Durées de conservation » ci-dessus) ; une demande d'effacement anticipé est traitée manuellement, aucun self-service automatisé n'existe à ce jour.

Si vous êtes candidat à un poste évalué via Candidia, votre demande s'adresse en premier lieu à l'organisation qui vous a fait passer l'entretien, responsable de traitement de vos données. Vous pouvez également nous contacter à l'adresse indiquée ci-dessous (section Contact) : Candidia transmet alors votre demande à cette organisation sans y répondre à la place de l'organisation. Le parcours est le suivant :

1. Vous écrivez à l'organisation qui vous a fait passer l'entretien ou à Candidia, à l'adresse [email protected] ; dans ce second cas, indiquez de quoi identifier l'organisation concernée (par exemple le nom du recruteur, le poste, la date de l'entretien).
2. Candidia identifie, à partir de ces informations, l'organisation cliente concernée et lui transmet votre demande, sans y répondre à la place de l'organisation. Candidia enregistre la date de réception et la date de transmission de votre demande et transmet celle-ci aux administrateurs de l'organisation.
3. L'organisation, responsable de traitement de vos données, vous répond dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande (article 12 du RGPD), délai qui peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe, auquel cas elle vous en informe dans le premier mois ; elle met elle-même en œuvre le droit que vous exercez : depuis la fiche de votre dossier dans son espace, elle peut l'exporter, ou le supprimer avec ses fichiers (CV, lettre, enregistrements, transcriptions).

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr), y compris si vous estimez que la réponse de l'organisation ne respecte pas vos droits.

Sécurité

Les mots de passe sont hachés, jamais stockés en clair. L'accès aux données est protégé par authentification et contrôlé par rôle (RH, Technique, Admin). Les échanges avec l'API sont chiffrés, les disques du serveur et les sauvegardes aussi.

Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité, ou pour exercer vos droits : [email protected].