Brancher l'agenda de votre entreprise
Candidia peut créer la réunion d'un entretien directement dans l'agenda de votre entreprise (Microsoft 365 ou Google Workspace) : depuis une phase, vos collègues voient les créneaux libres communs, vous en choisissez un, et la réunion est créée avec un lien Teams ou Meet quand c'est possible. Le branchement se fait une seule fois, par un Admin, depuis la carte « Agenda de l'entreprise » de « Paramètres », onglet « Utilisateurs et droits ».
Vous gardez la main sur vos identifiants. Vous créez vous-même l'application chez votre fournisseur et vous donnez ses identifiants à Candidia. Ils sont chiffrés, ne sont jamais réaffichés (l'écran indique seulement qu'ils sont enregistrés) et sont supprimés quand vous déconnectez l'agenda.
Ce que Candidia lit et écrit
- Lu : seulement les plages libres ou occupées des personnes choisies pour un entretien. Jamais le titre, le lieu, la description ni les participants de vos événements existants.
- Écrit : un seul événement par phase, créé, modifié ou annulé quand un membre le demande. Les invitations partent de la messagerie de votre fournisseur. Le candidat n'est invité que si vous cochez « Inviter le candidat ».
- Candidia ne suit pas les changements faits dans votre agenda : une réunion déplacée dans Outlook ou Google n'est pas reportée dans Candidia.
- Sans agenda branché, la date d'une phase se saisit à la main, comme avant.
Avant de commencer
- Vous êtes Admin de votre organisation Candidia.
- Vous administrez votre espace Microsoft 365, ou votre domaine Google Workspace et un projet Google Cloud.
- L'organisateur et les participants sont des membres actifs de votre organisation. Leur adresse d'agenda est par défaut l'e-mail de leur compte ; vous pouvez la remplacer membre par membre dans la section « Adresses d'agenda des membres ».
- La recherche de créneaux du lundi au vendredi ne retire pas les jours fériés : un agenda occupé ce jour-là suffit à écarter le créneau.
Microsoft 365 (Outlook, Teams)
- Dans le portail Microsoft Entra, créez une inscription d'application pour les comptes de votre annuaire uniquement (mono-locataire), sans adresse de redirection. Notez l'identifiant de l'application et celui de l'annuaire.
- Dans les autorisations d'API de Microsoft Graph, ajoutez l'autorisation d'application
Calendars.ReadWrite, puis accordez le consentement administrateur. Cette seule autorisation suffit. - Créez un secret client : copiez sa valeur tout de suite (elle ne s'affiche qu'une fois) et notez sa date d'expiration.
- Limitez l'application aux boîtes des personnes qui planifient des entretiens (« RBAC for Applications » d'Exchange Online), car cette autorisation donne sinon accès à toutes les boîtes de l'espace. Candidia ne demande que des plages libres ou occupées, mais la restriction est votre garantie.
- Dans Candidia, choisissez Microsoft 365 et renseignez « ID du locataire (tenant) », « ID de l'application (client) », « Secret client » et « Date d'expiration du secret », puis cliquez sur « Enregistrer ».
- Cliquez sur « Tester la connexion ». La connexion n'est active qu'après un test réussi. Si le test échoue juste après le consentement, attendez quelques minutes : il met parfois du temps à se propager.
Le lien Teams n'est créé que pour des comptes professionnels Microsoft 365.
Renouvellement. Candidia prévient les Administrateurs à partir de 30 jours avant l'expiration du secret : un message dans « Paramètres » et sur l'accueil « À faire », puis un e-mail à 30 jours, à 7 jours et à l'expiration (une seule fois par échéance). Créez un nouveau secret dans Entra, saisissez-le dans Candidia, puis testez de nouveau la connexion. Si le secret expire, la carte indique « À reconnecter ».
Google Workspace (Calendar, Meet)
- Dans la console Google Cloud, créez ou choisissez un projet de votre entreprise et activez l'API Google Calendar.
- Créez un compte de service, puis une clé au format JSON. Si Google refuse de créer la clé, une règle d'organisation bloque cette création : elle doit être levée pour ce seul projet, le temps de créer la clé.
- Dans la console d'administration Google, autorisez la délégation au niveau du domaine pour l'identifiant client du compte de service, avec les portées affichées par Candidia (« Copier les portées » et « Copier le client ID » les copient pour vous).
- Dans Candidia, choisissez Google Workspace, saisissez « Domaine Workspace », puis téléversez le fichier avec « Clé JSON du compte de service (fichier .json) » ou collez-en le contenu dans « ou collez la clé JSON », et cliquez sur « Enregistrer ». Candidia ne conserve que quatre champs de la clé, dont la clé privée chiffrée : supprimez ensuite le fichier de votre poste.
- Cliquez sur « Tester la connexion » : Candidia se fait passer pour votre adresse d'agenda, qui doit appartenir au domaine saisi. La connexion n'est active qu'après un test réussi.
Un participant d'un autre domaine a des disponibilités inconnues, mais peut être invité. Pour renouveler la clé, créez-en une nouvelle, téléversez-la, testez, puis supprimez l'ancienne chez Google.
Régler la recherche de créneaux
Dans la section « Fenêtre de recherche des créneaux », choisissez le nombre de jours ouvrés (de 1 à 20) et les heures de début et de fin de journée (de 06:00 à 22:00, heure de Paris), puis cliquez sur « Enregistrer la fenêtre ».
Créer une réunion depuis une phase
Dans la carte d'une phase ouverte :
- Cochez les collègues invités, choisissez la durée et, si besoin, cochez « Inviter le candidat ».
- Cliquez sur « Trouver un créneau » : les créneaux libres communs apparaissent par jour. Un collègue dont l'agenda est illisible est signalé « disponibilités inconnues » et reste invitable. Vous pouvez aussi saisir une date et une heure vous-même.
- Relisez la description (« Entretien organisé avec Candidia. » par défaut, que vous pouvez remplacer) puis cliquez sur « Créer la réunion ». La description n'est ni conservée par Candidia ni modifiée ensuite.
Une fois la réunion créée, la carte propose « Rejoindre », « Modifier » (date, durée, participants), « Annuler la réunion » et « Oublier la réunion ». Annuler prévient les participants et efface la date de la phase. Oublier détache simplement la réunion de la phase, sans rien changer dans l'agenda : utile si l'événement a disparu ou si l'agenda n'est plus joignable. Avec Google, le lien Meet est parfois créé après la réunion : il peut apparaître dans l'invitation sans être affiché dans Candidia.
Quand l'agenda ne répond plus
- « À reconnecter » : le fournisseur a refusé l'authentification (secret expiré, consentement retiré, délégation retirée). Corrigez-le chez votre fournisseur, ressaisissez le secret ou la clé, puis testez de nouveau.
- Si vous supprimez une phase ou un entretien alors que l'agenda n'est pas joignable, la suppression aboutit mais l'événement reste dans l'agenda : Candidia vous demande de prévenir les participants.
- Après une restauration de Candidia, les identifiants chiffrés peuvent devoir être ressaisis : la carte vous le dit.
Déconnecter
« Déconnecter » supprime vos identifiants chez Candidia. Les réunions déjà créées restent dans vos agendas, et vous pouvez supprimer l'application chez votre fournisseur. Les adresses d'agenda des membres sont conservées.