Recruter en équipe : qui évalue quoi, qui voit quoi

1. Choisir les rôles de chaque membre

Candidia distingue quatre rôles : RH, Technique, RH et Technique et administrateur du compte. Dans l'équipe d'exemple, Sarah Bouzid est RH, Marc Delaunay est Technique et Thomas Merle est RH et Technique : trois membres de la même équipe. Le rôle se choisit à l'invitation et peut être changé ensuite par un administrateur (jamais le sien : il faut un autre administrateur pour cela).

Le plus simple est d'attribuer le rôle qui correspond à ce que la personne fait réellement dans le recrutement : un manager qui mène l'entretien technique n'a pas besoin d'être RH, et un RH qui ne juge pas la technique n'a pas besoin d'être Technique. Réservez RH et Technique aux personnes qui tiennent vraiment les deux casquettes, par exemple Thomas Merle.

2. Qui voit quoi, phase par phase

Dans Candidia, les droits ne dépendent pas seulement du rôle : ils sont portés par chaque phase de l'entretien. Par défaut, la phase RH est ouverte aux rôles RH et RH et Technique, et la phase Technique aux rôles Technique et RH et Technique. L'administrateur du compte voit toutes les phases. Ces droits sont fixés à la création de la phase et ne se modifient pas ensuite.

Une phase qu'un rôle ne peut pas lire n'est pas masquée en douce : elle apparaît comme « Accès refusé », sans son nom, sans son identifiant et sans son contenu. La personne sait seulement qu'une étape existe à ce rang du parcours. C'est ce que décrit la définition de lecteur de phase. Il en va de même pour l'export du dossier et pour ce qui est envoyé à l'IA : le contenu d'une phase illisible par un rôle ne lui parvient pas.

3. Définir en amont qui note quoi

Avant le premier entretien, décidez de la répartition et écrivez-la, ne serait-ce que dans une ligne de la fiche du poste. Dans Candidia, chaque critère de la grille est rattaché à une phase : le rôle Technique note et commente les critères de la phase Technique, et la personne RH garde l'accès à toute la grille. Un membre Technique ne peut donc pas modifier la note d'un critère RH, ce qui protège la grille d'un mélange des genres.

Le rattachement se règle dans l'éditeur de grille, par le sélecteur « Phase du critère » (RH par défaut) : pour la grille du poste « Développeur fullstack React/.NET », affectez chaque critère à la phase de la personne qui est en position de l'observer.

4. Un même critère, un seul évaluateur

C'est un conseil de méthode, plus qu'une contrainte du produit : un critère noté par une seule personne, celle qui l'a observé, évite de moyenner des impressions et de se demander qui a raison. Le produit s'y prête, mais ne l'impose pas toujours : une personne RH peut aussi écrire la note d'un critère de la phase Technique (sans voir ni écrire son commentaire). Convenez donc dans l'équipe que ce critère-là est noté par la personne Technique, et que les autres ne le touchent pas.

Si deux regards sont vraiment nécessaires sur un point, ne cherchez pas à les fusionner dans une seule case : mettez-les à plat dans le débrief, avec leurs faits.

5. Limiter ce que chacun voit au nécessaire

Un manager qui mène l'entretien technique n'a pas besoin de lire les notes de la phase RH avant de rencontrer le candidat : ce qu'il en saurait pourrait ancrer son jugement. Dans Candidia, avec les droits par défaut, c'est le cas naturel : un membre Technique seul n'ouvre pas la phase RH. Pensez-y quand vous attribuez les rôles : donner à quelqu'un le rôle RH et Technique ou administrateur lui ouvre toutes les phases, ce qui n'est pas toujours souhaitable.

Même logique pour le commentaire d'un critère : un rôle RH seul voit la note d'un critère Technique, mais pas le commentaire qui l'accompagne, et inversement. Quant au quiz de présélection, un RH seul peut le préparer et l'envoyer, mais il ne voit ni les résultats, ni les cas de test, ni le code soumis, et ne peut pas créer de question de code (voir rédiger un bon quiz technique).

6. Faire signer les notes

Chaque note de phase est écrite par un membre et porte son nom : chacun modifie la sienne, et toute personne qui lit la phase voit toutes les notes, avec leur auteur. L'administrateur peut corriger la note d'un collègue. Cette signature rend les échanges plus clairs : on sait qui a observé quoi et à qui poser la question. Pour que ces notes servent vraiment, voir prendre des notes factuelles en entretien.

L'IA, quand elle est utilisée, propose un résumé de phase ou des notes sur la grille que le recruteur relit ; les notes lui sont transmises sans nom d'auteur. L'IA propose ; le recruteur valide et note.

7. Faire décider une personne autorisée

La décision finale « Retenir » ou « Ne pas retenir » est réservée aux rôles RH, RH et Technique et administrateur, et seulement une fois tous les critères de la grille notés. Un membre Technique seul note ses critères, mais ne tranche pas. Annoncez-le dès le début : la personne technique donne son avis par ses notes et au débrief, la décision se prend ensuite par une personne désignée, qui consigne ses raisons.

8. Parcours, sièges et administrateurs

Le parcours d'un entretien se copie d'un modèle : trois modèles sont fournis par Candidia (« RH, Quiz technique, Technique », « RH seul » et « RH, Technique, Direction ») et l'administrateur peut créer ses propres modèles pour son organisation. Tous les rôles les consultent ; seul l'administrateur les modifie. Choisissez le modèle qui correspond à la répartition décidée à l'étape 3, avant de créer les entretiens.

Côté équipe, chaque membre actif occupe un siège de l'offre, et une invitation en attente aussi. Il peut y avoir autant d'administrateurs que vous le souhaitez, dans la limite de ces sièges : Claire Aubert, administrateur du compte, occupe un siège comme les autres membres.

Dimensionnez l'équipe en conséquence : inviter tous les managers d'un coup peut saturer les sièges. Les détails sont sur la page Tarifs.

Erreurs fréquentes

• Donner à tout le monde le rôle RH et Technique ou administrateur « pour simplifier ».
• Laisser deux personnes noter le même critère sans l'avoir convenu.
• Laisser un manager lire les notes RH avant son propre entretien.
• Attendre d'un membre Technique qu'il tranche : la décision revient aux rôles autorisés.
• Créer les entretiens avant d'avoir fixé le parcours et la répartition des critères.
• Oublier que les invitations en attente comptent dans les sièges.